給与支払報告書及び公的年金等支払報告書の光ディスク等による提出について

行田市では、毎年1月末日までに提出いただく給与支払報告書及び公的年金等支払報告書について、光ディスク等で提出することができます。

また、税制改正に伴い、支払者が平成26年1月1日以降に提出する給与支払報告書や公的年金等支払報告書などの法定調書のうち、その種類ごとに、基準年（提出する年の前々年）の税務署に対する提出枚数が1,000枚以上あるものについては、市町村に対してeLTAXもしくは、光ディスクか磁気ディスク（以下、「光ディスク等」といいます）又は磁気テープによる提出が義務付けられました。（税務署に対する提出義務は、所得税法施行規則第93条、第94条、第94条の2に記載されています。）

尚、本市では、磁気テープを使用した給与支払報告書の提出には対応しておりません。

事務処理の流れ

1.給与支払報告書及び公的年金等支払報告書の光ディスク等での提出の要望〔特別徴収義務者又は公的年金の支払者〕

必要に応じて特別徴収義務者又は公的年金の支払者と本市担当者での打合せを行い、光ディスク等の仕様・事務処理等の確認をします。

2.承認申請書の提出を依頼〔行田市〕

この時点で、本市での処理が困難であると判断した場合は、給与支払報告書の書面での提出をお願いします。

（注）新規の特別徴収義務者の場合、事前に指定番号を付番します。

3.給与支払報告書及び公的年金等支払報告書の光ディスク等による提出の承認申請書の提出〔特別徴収義務者又は公的年金の支払者〕

• 給与支払報告書及び公的年金等支払報告書の光ディスク等による提出承認申請書（ワード：46KB）
• 給与支払報告書及び公的年金等支払報告書の光ディスク等による提出承認申請書（PDF：138KB）

4.テストデータの作成〔双方の電算処理の確認〕

特別徴収義務者又は公的年金等の支払者⇒行田市⇒特別徴収義務者又は公的年金等の支払者

5.承認書の送付〔行田市〕

6.1月末日までに光ディスク等の提出〔特別徴収義務者又は公的年金の支払者〕

提出は正・副1枚ずつです。また、内容が給与支払報告書で、CD又はDVDでご提出いただく場合は、返却用の空ディスク2枚を同封してください。

7.電算処理（課税計算）〔行田市〕

8.光ディスク等による税額の通知（給与支払報告書をご提出いただいた場合のみ）

税額決定通知書と同じ内容を、光ディスク等に記録し特別徴収義務者へ送付します。

なお特別徴収義務者に対する税額の通知は給与支払報告書をいただいた場合のみ行います。

給与支払報告書及び公的年金等支払報告書の光ディスク等による提出承認申請書について

1. 承認申請書については、給与支払報告書及び公的年金等支払報告書の提出期限3ヶ月前（10月31日）までに行田市に提出してください。
2. 承認申請書の提出は、初年度のみで2年目以降は不要です。ただし、既に承認された内容とは異なる内容の光ディスク等で提出を行う場合には、改めて承認申請書の提出が必要です。

テストデータについて

1. データ処理に万全を期するために、初めて給与支払報告書及び公的年金等支払報告書を光ディスク等で提出される場合は、テストデータの提供をお願いします。また、テストデータの提供に際しては、その光ディスク等の内容が確認できる書面（書式等については、任意です。）を添付してください。
2. 本市から特別徴収義務者又は公的年金等の支払者へ提供するテストデータについては、提供の時期等を担当者の方と協議のうえ、提供させていただきます。

承認書の送付について

1. テストデータ（電算処理）の確認を行った後、本市より承認書を送付いたします。原則として、給与支払報告書及び公的年金等支払報告書の光ディスク等による提出を承認する方針ですが、光ディスク等の規格等が特殊な場合などで、本市での電算処理が不可能と判断したときは、承認できない旨を送付します。

光ディスク等の提出について

1. 光ディスク等に係る費用は、特別徴収義務者又は公的年金の支払者にて負担してください。
2. 光ディスク等は正本と副本を作成し、正・副ともに提出してください（CD、DVDの場合は、返却用の空ディスク2枚を同封してください）。また、提出していただいた光ディスク等の正本・副本両方に読み取れない等の事故が発生した場合については、特別徴収義務者又は公的年金の支払者のバックアップデータから複写をお願いすることがあります。
3. 特別徴収義務者又は公的年金の支払者から本市への光ディスク等の送付期限は、書面の場合と同様の1月末日です。
4. 本市での保管の都合上、送付いただく光ディスク等には下記の事項を明示してください。また、本市から送付する総括表を同封してください。

• 提出先市町村名
• 提出事業所名
• 提出者住所
• 個人番号又は法人番号
• 指定番号
• 提出件数
• 提出年月日
• 正本・副本の区別
• 総枚数及び一連番号例：正本のFDを2枚提出する場合、1枚目には「1/2」、2枚目には「2/2」と記載する。※副本も同様に記載する。

光ディスク等の保管について

光ディスク等の特性上、容易に複製されたり、内容が消失することがある為、特別徴収義務者、行田市双方において、データの保管には十分留意するものとします。

光ディスク等の規格

提出することができる光ディスク等とは、次に掲げるものとします。

尚、以下の規格は、給与支払報告書及び公的年金等支払報告書に共通とします。

 

光ディスク等の種類		FD	MO	CD	DVD
光ディスクの規格等	サイズ	3.5インチ	3.5インチ	12cm	12cm
	規格	2HD	ISO/IEC13963 又は ISO/IEC15041	CD-R	DVD-R
	記憶容量	1.44MB	230MB 又は 640MB	650MB	片面4.7GB （片面1層に限る）
	フォーマット	MS-DOS(FAT形式)		ISO9660(Level2)/Joliet※
	ファイル形式	CSV(カンマ区切形式)
	記録コード	シフトJIS
	漢字水準	JISの第1水準及び第2水準

※書き込みはディスクアットワンス（シングルセッション）方式とする。

ファイルの仕様

（1）ファイル名はご提出いただくファイルが給与支払報告書の場合は「315dat＊＊.txt」、公的年金等支払報告書の場合は「331dat＊＊.txt」と記録してください。なお、ファイル名の一部にある「＊＊」には、ファイル数により、「01」～「99」を記録してください。

（例）公的年金等支払報告書を2枚のFDに分けて提出する場合

1枚目に格納するファイル⇒331dat01.txt

2枚目に格納するファイル⇒331dat02.txt

（2）1ファイルはレコードごとに改行される文字列であり、1レコードは各項目を「,（カンマ）」で区切り構成し、レコード形式は可変長とします。

レコードの内容及び作成要領、留意事項

• 給与支払報告書を光ディスク等により調製する場合のレコード内容など（外部サイトへリンク）
• 公的年金等支払報告書を光ディスク等により調製する場合のレコードの内容など（外部サイトへリンク）

光ディスク等提出後の給与支払報告書及び公的年金等支払報告書の内容訂正について

給与支払報告書を光ディスク等で提出していただいた後に、その内容に訂正が生じた場合（個人の追加・取消しを含む）は、書面での提出をお願いします。この場合、訂正の表示をした総括表を添付してください。

注1：訂正の内容が提出されたもの全件に及ぶような場合は、光ディスク等を再度作成し、提出をお願いすることがあります。

注2：退職により、徴収区分が変更となる場合は、従来のとおり「給与支払報告・特別徴収にかかる給与所得者異動届出書」を提出してください。

光ディスク等による税額の通知について

特別徴収税額通知書を送付する際、提出いただいた光ディスク等に、特別徴収の税額等を下記の要領で記録して返送いたします。

なお、送付した光ディスク等の正本・副本両方に、読み取れない等の事故が発生した場合については、ご連絡いただければ、バックアップデータより複写して送付いたします。

光ディスク等の規格

光ディスク等の種類		FD	MO	CD	DVD
光ディスクの規格等	サイズ	3.5インチ	3.5インチ	12cm	12cm
	規格	2HD	ISO/IEC13963 又は ISO/IEC15041	CD-R	DVD-R
	記憶容量	1.44MB	230MB 又は 640MB	650MB	片面4.7GB （片面1層に限る）
	フォーマット	MS-DOS(FAT形式)		ISO9660(Level2)/Joliet
	ファイル形式	CSV(カンマ区切形式)
	記録コード	シフトJIS
	漢字水準	JISの第1水準及び第2水準

レコードの内容〔行田市→特別徴収義務者（税額通知書）〕

• レコードの内容（外部サイトへリンク）

その他

• 提出していただく光ディスク等の規格等については、総務省の通達に基づいた形式に限ります。
• 支払いを受ける者（個人）の住所についてですが、その年の1月1日現在に住民登録がされている市区町村で課税しますので、住民登録の確認がとれない場合は、住所の確認をお願いする場合があります。
• 行田市から送付された光ディスク等は、個人住民税事務処理以外の目的には使用しないでください。
• 光ディスク等を提出される際は、特別徴収・普通徴収の人数区分を明記した書面を添付してください。